La gestión de inventarios en un almacén puede ser complicada y está llena de posibles errores, especialmente cuando tu empresa maneja muchos productos. Es crucial tener precisión en el seguimiento de existencias, actualizar los registros de inventario y prever las necesidades futuras para mantener las operaciones sin interrupciones. Aquí es donde las macros en Excel pueden hacer una gran diferencia, automatizando tareas repetitivas y asegurando que los datos se manejen de forma eficiente y precisa.

Esta macro de Excel esta diseñada para la gestión de inventarios permite a los usuarios registrar y actualizar automáticamente las entradas y salidas de productos, realizar cálculos sobre niveles de stock, y generar informes detallados en cuestión de segundos. Esta herramienta no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también minimiza el riesgo de errores humanos, asegurando que el inventario esté siempre bajo control y optimizado para satisfacer la demanda.

Previos pasos al abrir la macro

Teniendo acceso como miembro premium, en la sección de Archivos excel, de ahí ubicar y descargue el archivo Excel, guárdelo en su computadora.

Al abrir la macro, es necesario habilitarla para acceder a todas sus funciones. Si necesitas ayuda, puedes consultar una breve guía en la pestaña llamada «Indicaciones». Una vez habilitada, estarás listo para utilizar la macro gestión de inventarios en tu empresa.

Cómo Registrar Tiendas, Productos, Clientes y Proveedores

Primero, introduce la información sobre la empresa, incluyendo sus tiendas, sucursales o departamentos internos. Para hacerlo, tienes dos opciones disponibles en la pestaña SISTEMA, dentro del grupo REGISTRO DE DATOS, haciendo clic en el ícono TIENDAS.

También puedes hacer clic en el botón «AÑADIR TIENDAS» en la hoja «OPERACIONES», lo que abrirá la ventana «REGISTRAR TIENDAS/SUCURSALES».

Al hacer clic en «REGISTRAR», los datos se guardarán en la hoja TIENDAS. También puedes ingresar la información directamente en esta hoja.

Luego, introduce los productos de tu inventario o los necesarios para las actividades operativas. Tienes dos opciones para hacerlo: en la pestaña SISTEMA, en el grupo REGISTRO DE DATOS, haciendo clic en el ícono PRODUCTO.

También puedes hacer clic en el botón «AÑADIR TIENDAS», lo que abrirá la ventana «REGISTRAR PRODUCTOS NUEVOS».

Al hacer clic en «REGISTRAR», los datos se guardarán en la hoja PRODUCTOS. También puedes ingresar la información directamente en esta hoja.

Luego, introduce los datos de Clientes y Proveedores necesarios para las actividades operacionales. Tienes dos opciones para hacerlo: en la pestaña SISTEMA, en el grupo REGISTRO DE DATOS, haciendo clic en el ícono PRODUCTO.

También puedes hacer clic en el botón «AÑADIR TIENDAS». Esta opción abrirá la ventana «REGISTRAR NUEVOS CLIENTES/PROVEEDORES». En esta ventana, deberás especificar si la información corresponde a una persona natural o jurídica y si es un cliente o proveedor.

Si seleccionas CLIENTE, los datos se registrarán en la hoja llamada CLIENTES.

O, si seleccionas PROVEEDOR, los datos se registrarán en la hoja llamada PROVEEDORES.

Igualmente, para ambos casos, puedes ingresar los datos directamente en las hojas correspondientes. En todas las hojas también encontrarás un ícono de agregar para facilitar la entrada de información.

Registro de las actividades de la empresa

Una vez que hayas registrado la información base, puedes comenzar a ingresar los datos relacionados con las operaciones de entradas o salidas. Para hacerlo, tienes dos opciones: en la pestaña SISTEMA, dentro del grupo REGISTRO DE OPERACIONES, selecciona el ícono ENTRADAS o SALIDAS.

O, haciendo clic en el botón «REGISTRAR ENTRADA» o, si corresponde, en el botón «REGISTRAR SALIDA».

Si seleccionas «REGISTRAR ENTRADA», se abrirá la ventana «REGISTRAR ENTRADA DE PRODUCTO(S)».

Una vez que hayas completado los datos necesarios, al hacer clic en «REGISTRAR», la información se guardará en la hoja ENTRADA.

Si seleccionas «REGISTRAR SALIDA», se abrirá la ventana «REGISTRAR SALIDA DE PRODUCTO(S)».

Una vez que hayas completado los datos necesarios, al hacer clic en «REGISTRAR», la información se guardará en la hoja SALIDA.

Para ambos casos, dentro de la ventana encontrarás íconos de ayuda. Si necesitas más información, puedes consultar un instructivo más detallado en la hoja «Instructivo» dentro de la macro.

También puedes ver un resumen de los movimientos en la hoja PEDIDO. Tienes dos opciones para acceder a ella: en la pestaña SISTEMA, dentro del grupo REGISTRO DE OPERACIONES, selecciona el ícono PEDIDOS.

O haciendo clic en el botón «PEDIDO DE COMPRA» en la hoja de «Operaciones«

El botón «PEDIDO DE COMPRA» te llevará a la hoja PEDIDOS, donde se mostrará un resumen de los movimientos. Al hacer clic en «GENERAR PEDIDO», la opción realizará los cálculos necesarios y, según el stock mínimo previamente especificado, te indicará qué productos debes reordenar y cuánto debes pagar para alcanzar el stock mínimo. Asegúrate de haber especificado previamente el stock mínimo y el precio relativo, que dependerá del proveedor o del mercado.

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Pasos para Filtrar Movimientos y Consultar Datos por Producto, Proveedor y Fecha

Una vez que hayas registrado toda la información sobre las actividades de la empresa, tienes varias opciones para generar tus reportes. Una de las opciones disponibles es filtrar los movimientos de entradas y salidas por producto en la pestaña de SISTEMA.

O, accediendo directamente a la hoja «CodProducto», deberás seleccionar el producto por código y las fechas correspondientes. Luego, al hacer clic en «FILTRAR POR PRODUCTO», se aplicarán los filtros.

También puedes filtrar los movimientos de entradas por proveedor.

Puedes acceder a esta opción haciendo clic en «COD Proveedor» o directamente desde la hoja «CodProveedor».

Además, puedes consultar las actividades relacionadas con ENTRADAS o SALIDAS, filtrando por número de documento o comprobante. Una vez que hayas ubicado el número del documento, haz clic en «CONSULTAR ENTRADA» para ver toda la información correspondiente a ese documento.

En la hoja «DocEntrada», se mostrarán todas las actividades relacionadas con los movimientos de entrada.

En la hoja «DocSalida», se mostrarán todas las actividades relacionadas con los movimientos de salida.

Con la opción «Rango Fechas», podrás filtrar todos los movimientos por un rango de fechas, independientemente de si son entradas o salidas.

Como referencia, lo indicado en color rojo es donde debes modificar o completar la información antes de utilizar las funciones.

Exportar de documentos de los reportes

Si deseas exportar la información en formato PDF o XLSX, puedes hacerlo desde cualquiera de las hojas «DocEntrada» o «DocSalida».

Independientemente de la hoja en la que te encuentres, al hacer clic en «Generar PDF» o «Generar XLSX», aparecerá una ventana para guardar el archivo en el formato seleccionado.

Si deseas realizar varias exportaciones a la vez, puedes hacer clic en «Exportar reportes», en la pestaña de «SISTEMA».

Aparecerá una ventana donde podrás hacer clic según tus requerimientos.

Finalmente, si tienes alguna duda, puedes consultar en el grupo de «Nuestras redes», donde encontrarás enlaces directos a nuestras cuentas de PeruContable en Facebook, Instagram, YouTube, y TikTok.

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