Contar con un sistema contable sólido es clave para mantener el control financiero y tomar decisiones acertadas en cualquier empresa. Un sistema contable eficiente no solo simplifica el registro de transacciones y la generación de reportes, sino que también garantiza el cumplimiento de las normativas fiscales, ayudando a evitar sanciones costosas.
ContaExcel es una herramienta innovadora diseñada para simplificar tus procesos contables. Actualmente, más de 500 contadores confían en nuestro software por su facilidad de uso y funcionalidad integral. Con ContaExcel, podrás automatizar asientos, generar estados financieros y cierres contables automáticos, realizar importaciones para SIRE, y consultar RUC, DNI y tipos de cambio de manera rápida. Además, disfrutarás de soporte experto durante un año, actualizaciones constantes y capacitaciones. No esperes más, contáctanos ahora y transforma tu gestión contable con ContaExcel.
Primeros pasos antes de abrir
A continuación, les explicaremos cómo actualizar el sistema a la versión ContaExcel 4.0.1. Primero, deberán descargar la actualización que recibirán por correo electrónico con el asunto «Actualización del Sistema ContaExcel Versión 4.0.1». Este correo incluirá instrucciones detalladas para completar la actualización. Si encuentran algún problema, no duden en contactar a nuestro equipo de soporte a través de los números proporcionados para obtener ayuda.
En el correo que les enviamos, encontrarán un archivo comprimido en formato WinRAR. Seguidamente proceder, copien este archivo y péguenlo en la carpeta donde tienen instalado el sistema, que normalmente se encuentra en el disco C o D y se llama «ContaExcel». En algunos casos, puede que el sistema esté en una carpeta con un nombre diferente, como «Sistema Contable» o un nombre personalizado. Sin embargo, lo más común es que se llame «ContaExcel». Aquí ya tengo los archivos listos en la carpeta adecuada.
Una vez ubicada la carpeta encontrarán donde están las versiones anteriores de las bases de datos, como la versión 3.8 y la versión 4.0, así como los formatos utilizados para crear nuevas empresas en ambas versiones y las bases de datos de las empresas que puedan tener. Para actualizar, simplemente copien el archivo que se les envió por correo y péguenlo en esta carpeta. Luego, hagan clic derecho sobre el archivo y seleccionen la opción «Extraer aquí» para descomprimirlo.
Al descomprimir el archivo, encontrarán dos nuevos archivos: la versión actualizada de CONTA_EXCEL V 4.0.1 y una nueva base de datos llamada «database final 4.0 – FINAL». Estos reemplazarán las versiones anteriores. Si las bases de datos antiguas están vacías y no contienen información, pueden eliminarlas. Los archivos Excel sirven como puente para registrar datos, y la información real está almacenada en las bases de datos, por lo que eliminar los archivos antiguos no borrará datos importantes.
También pueden eliminar versiones anteriores si ya no las necesitan, pero si lo prefieren, pueden conservarlas. Recuerden que la información está guardada en las bases de datos, no en los archivos que están eliminando.
Ahora solo tengo la versión 4.0.1 y la nueva base de datos en blanco «database_final_4.0.1», que usaré para crear nuevas empresas. A partir de ahora, cualquier nueva empresa se basará en una copia de esta base de datos. Para desbloquear el archivo enviado, haga clic derecho en el archivo, seleccione «Propiedades», luego «Desbloquear» y aplique los cambios. Si ya no aparece la opción de desbloquear, el archivo ya está listo para usar.
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Actualización de las bases de datos
Después de desbloquear y abrir el archivo, copie la clave del archivo de texto que se le proporcionó y péguela al abrir el sistema. Al ingresar, verá un mensaje de bienvenida. Si el sistema le pide seleccionar una base de datos, elija la correcta desde las carpetas que se abrirán y siga los pasos indicados en el correo.
Después seleccionar la nueva base de datos, luego voy a la pestaña de «Sistema Contable V4.0», en el módulo de «Utilitarios». Allí, hago clic en «Actualizar Versión» y acepto los seis avisos que aparecerán. Así, habré actualizado mi base de datos.
Luego, seleccione la ruta de la base de datos y elija las demás bases de datos que tenga. Si por ejemplo tiene cuatro bases de datos, repita este proceso para cada una. Cada cliente debe realizar este paso con todas las bases de datos que tenga.
Después de completar la actualización, el modo de uso de la nueva versión 4.0.1 de ContaExcel permanece igual al de las versiones 3.8 y 4.0. Los módulos no han cambiado; la única modificación es la unificación de las versiones anteriores en esta nueva versión.
A partir de ahora, utilizarán la versión 4.0.1 para todos los registros de información, importaciones masivas, generación de archivos TXT para PLAME, archivos para SIRE, reportes, libros contables, estados financieros y procesos de cierre contable.
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