El sistema ContaExcel es una herramienta innovadora que optimiza la contabilidad de empresas privadas mediante el uso de macros en Excel y bases de datos en Access. En el mundo globalizado actual, disponer de un sistema que incremente la eficiencia operativa es crucial para el crecimiento empresarial.
En esta sesión se explica cómo configurar el PCGE para cada empresa, tanto para los asientos de amarre automáticos como para su presentación en los estados financieros.
I. La configuración del Plan Contable General Empresarial en sistema ContaExcel
Ahora vamos a profundizar en la opción del Plan Contable General Empresarial (PCGE), que se encuentra en la pestaña del sistema contable. Esta función permite gestionar todo nuestro plan contable desde la selección de una cuenta al realizar un asiento de compra o venta, hasta la creación de nuevas cuentas, su modificación y configuración para generar asientos automáticos, como los amarres. Además, permite configurar la presentación de saldos en los estados financieros.
Primero al abrir el Excel en la pestaña de SISTEMA CONTABLE V4.0, ubicada en el grupo de OPERACIONES DEL SISTEMA. De allí, seleccionar el icono de PCGE y elegir la empresa con la que se va a trabajar.
En este formulario, podemos buscar cuentas contables por código o nombre, y conforme vayamos digitando, irán apareciendo las opciones disponibles.
En este caso, vamos a ver la configuración de la cuenta 656 – Suministros. Vamos a la opción MODIFICAR y podremos ver toda la configuración de esa cuenta contable. Como podemos observar, tiene sus asientos de AMARRE EN EL DEBE 1 está la cuenta 94 con un porcentaje del 50%. En la cuenta de AMARRE EN EL DEBE 2 tenemos la cuenta 95, también con un porcentaje del 50%. Si quisiéramos trabajar con una tercera cuenta de amarre en el DEBE, la ingresaríamos aquí y le colocaríamos el porcentaje correspondiente.
En la cuenta de AMARRE HABER en este caso, se están utilizando cuenta del 791. Si no trabajáramos con cuentas del elemento 9, podemos modificarlas aquí. Si sólo quisiéramos trabajar con un amarre en el «Debe», simplemente eliminaríamos la cuenta de amarre «Debe 2» y su porcentaje, y ajustaríamos la primera cuenta al 100% (1.00). Al finalizar, seleccionamos la opción «Modificar».
II. La creación de una cuenta divisionaria en sistema ContaExcel
Ahora, vamos a crear una cuenta de divisionaria de la subcuenta 656 (Suministros). Es importante recordar que para crear una nueva cuenta contable, primero debemos seleccionar la cuenta más cercana. Por ejemplo, en este caso, seleccionamos la cuenta 656.
Vamos a crear la cuenta división área 6569 (Otros Suministros) seleccionando la cuenta 656 como base, para aplicar toda su configuración a nuestra nueva cuenta 6569.
Una vez seleccionada la cuenta 656, procedemos a crear una nueva cuenta. Los dos primeros dígitos, que son 65, ya están preseleccionados. Luego, digitamos el siguiente número, 6.
Nos indica que esta cuenta ya existe, así que continuamos con el siguiente dígito, que es 9. La cuenta es válida, por lo que ingresamos la descripción «Otros Suministros» y seleccionamos el check verde. Aparece el mensaje «Registro guardado con éxito», al que damos aceptar. Ahora podemos ver que la cuenta ha sido creada correctamente.
Y si damos en Modificar, veremos los asientos en debe y haber, de ser necesario se puede modificar:
III. La Configuración de un asiento automático en sistema ContaExcel
Ahora revisaremos la configuración de un nuevo asiento automático, específicamente para la cuenta de divisionaria 6011 (Mercaderías).
En el debe número 1, tenemos la cuenta subdivisionaria 20111 con un porcentaje del cien por ciento (1.00). En el haber, encontramos la cuenta subdivisionaria 6111. Este asiento se genera automáticamente al ingresar la mercadería al almacén.
Si no deseamos utilizar asientos automáticos, simplemente dejaremos todos los campos en blanco y seleccionaremos la opción de modificar.
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