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AUDITORIA : Papeles y documentación de Auditoría
Enviado por PeruContable el 24/6/2005 12:18:32 (15103 Lecturas) Noticia del mismo redactor

Los papeles de trabajo deben ser claros, completos y concisos, y además deben suministrar un testimonio inequívoco del trabajo realizado y las razones que fundamenten las decisiones adoptadas sobre aspectos controvertidos. Debe evitarse la inclusión de información excesiva e innecesaria. El auditor debe concentrarse entonces en la calidad de los papeles e intentar limitar su cantidad. Para ello las planillas que sólo copian información disponible en los registros del ente no deben preparadas, ni debe solicitarse al ente que las prepare.
Cuando fuera posible se debe trabajar directamente con las copias de los registros o bien incluir en los papeles de trabajo solo planillas resumen, detalles de trabajos realizados, una clara identificación de las partidas seleccionadas y de las excepciones detectadas con evaluación de su efecto y las conclusiones alcanzadas.


CONTENIDO GENERAL

Descripción de la tarea realizada:
Los papeles de trabajo deben contener la documentación del plan de auditoría. Los programas de auditoría que surgen como consecuencia de la planificación detallada proporcionan un registro adecuado de las pruebas de auditoría efectuadas. En la documentación de dichos procedimientos se deberán indicar claramente las razones que originan las decisiones.

Los datos y antecedentes obtenidos durante la auditoría: debe conocerse y documentarse:

_ información relevante sobre la actividad del ente
_ antecedentes del ambiente de control y los sistemas de información
_ análisis particular de los montos incluidos en los estados contables: con papeles que detallen las pruebas. Generalmente se recorre el camino inverso del proceso contable, empezando por los estados contables y terminando en los registros cronológicos.

Las conclusiones sobre el examen practicado:

Deben contener un registro de la evaluación de las evidencias de auditoría y las conclusiones a las que se ha llegado.

ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN

Identificación de los registros
Los papeles de trabajo deben ser referenciados e identificados para permitir relacionar con facilidad la información contenida en los mismos y lograr una búsqueda eficiente de cualquier parte del examen de auditoría.

La información de valor permanente debe ser preparada y archivada de tal manera que se facilite su uso en exámenes posteriores. Pero los papeles de cada ejercicio deben ser independientes. Cuando la información que se utilizó para respaldar el informe de auditoría es traspasada, se deberá incluir una aclaración al respecto en los papeles de trabajo de los cuales se extrajo tal información. Los papeles de trabajo del año corriente deben referirse a los papeles de trabajo del año anterior que documentan tal evidencia involucrada y los factores considerados para confirmar que dicha evidencia sigue vigente. No es necesario incluir copias de dichos papeles de trabajo del año anterior en los legajos del año corriente.

Información requerida
Las evidencias obtenidas se vuelcan en planillas de trabajo. Estas deben reunir las características ya mencionadas, y comprenden normalmente:
_ nombre del ente
_ titulo o propósito de la planilla
_referencia de la planilla
_ fecha del examen
_ referencia al paso del programa de auditoría correspondiente y/o explicación del objetivo de la planilla
_ descripción concisa del trabajo realizado y de sus resultados
_ fuente de la información (registro desde el cual fue preparada la planilla o nombre o cargo del empleado que proporciona la información)
_ base de selección, si correspondiera
_ referencias cruzadas apropiadas con otras planillas pertinentes
_ conclusión, si correspondiera
_ iniciales de la persona que prepara la planilla y la fecha en la cual se preparó
_ evidencia de la revisión

Legajos
Cada etapa de la labor del auditor debe estar acompañada con un legajo compilador del trabajo realizado y la evidencia obtenida. Así habrá un legajo de planificación, un legajo de información permanente y de información corriente.

LEGAJO DE PLANIFICACIÓN

Este legajo es utilizado para documentar todo lo atinente al proceso de planificación, la información básica obtenida sobre la cual se sustenta la planificación y el plan de auditoría propiamente dicho.

Contenido:

La planificación que debe ser documentada como parte del proceso de planificación es variada. Parte de esta información tiene carácter permanente e integra la base de la información que será utilizada en futuros exámenes; otra es específica del examen del año en curso.

Por ello a fin de obtener eficiencia, sería recomendable separar la documentación involucrada en información de relevancia permanente e información del examen del año en curso.

Información de relevancia permanente:

Antecedentes sobre el negocio
Sistemas de información, ambiente de control, políticas contables, naturaleza y volumen de transacciones y saldos, curso gramas o narrativos de los principales circuitos etc.
Auditoría interna: responsabilidades aptitudes y organización, planes de trabajo etc.

Información del examen del año en curso

Registro de las actividades de planificación: reuniones internas y con personal del ente, instrucciones de auditoría, decisiones sobre el enfoque y alcance de los procedimientos de auditoría.
Registro de información sobre actividades del ente instrucciones, presupuestos, informes de control.
Registro de información administrativa: composición del equipo de trabajo, presupuesto de tiempo y cronograma de trabajo.

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN

Es el resultado del proceso de planificación en el cual se resumen los factores, consideraciones y decisiones significativas pertinentes al enfoque y al alcance de auditoría. Registra lo que debe hacerse, la razón por la cual se hace, dónde, cuando y quién lo debe hacer.

Se compone de dos partes:

Estratégica
_ evaluación global de las decisiones sobre el negocio
_ planillas de decisiones preliminares para los componentes

Detallada
_ matrices de procedimientos de auditoría
_ programas con descripción de los distintos procedimientos e indicación del alcance y oportunidad
Puede ser necesario efectuar modificaciones al memorando original como consecuencia de, por ejemplo, una mayor comprensión de los asuntos del ente, de ciertos acontecimientos externos inesperados etc.

LEGAJO DE INFORMACIÓN PERMANENTE

Teniendo en cuenta que durante la auditoría se obtienen evidencias relacionadas principalmente con aspectos legales, societarios y financieros que constituyen la base de información para la planificación del examen y serán utilizadas en años sucesivos, sería conveniente archivarlas en un legajo que puede denominarse de información permanente. Estos legajos son de consulta permanente.

Contenido

La información que se debe acumular en estos expedientes son:
Aspectos legales y societarios
_ acta constitutiva
_ estatutos
_ títulos de propiedad
_ contratos de alquiles importantes
_ acuerdos de remuneraciones
_ principales contratos comerciales
aspectos financieros
_ información general sobre el ente
_ acuerdos de préstamos de largo plazo
_ líneas de crédito
otros
_ correspondencia importante del ente
_ acta de reuniones de accionistas, directorio, comités de auditoría
_ disposiciones impositivas o contables importantes
_ copias de informes especiales

Parte de la información archivada en este legajo está relacionada con información estrictamente confidencial, por ello el contenido de ciertos documentos no debe ser tratado con ningún empleado del ente que no sea especialmente designado.

LEGAJO DE INFORMACIÓN CORRIENTE

Durante la etapa de ejecución de la auditoría se llevarán a cabo los procedimientos programados. Es fundamental que estas pruebas, juntamente con las evidencias obtenidas y las respectivas conclusiones, sean documentadas en lo que se denomina legajo corriente. En general, este legajo estará dividido en secciones basadas fundamentalmente en los componentes de los estados contables del ente y referenciadas según el orden de los títulos del balance incluyendo en cada sección pruebas sobre dichos componentes.

Parte general

Determinados procedimientos de auditoría y sus correspondientes papeles de trabajo n están convenientemente vinculados con partidas específicas de los estados financieros sino que se relacionan con la auditoría en su conjunto. Se enumeran a continuación algunos aspectos habitualmente incluidos en la parte general.

Análisis de los estados financieros en su conjunto.
Consiste en al preparación de estados comparativos y la correspondiente justificación de las principales variaciones observadas, relacionándolas con los procedimientos aplicados para cada componente en particular. Puede incluirse la elaboración de gráficos explicativos y comparativos para ventas, producción, financiamiento etc. como también la elaboración de indicadores económicos de rentabilidad.

Balance de saldos.
Se incorpora en este sector el balance entregado por la sociedad para ser auditado comparado con el papel de trabajo del balance de sumas y saldos

Hechos posteriores.
Constituye la evidencia de los hechos y circunstancias ocurridos con posterioridad a la fecha de cierre y hasta la emisión del informe, que afectan significativamente los estados financieros.
Estos hechos posteriores surgirán del análisis que se realice sobre las actas de asamblea y directorio, los estados financieros mensuales mas recientes, si hubiera.

Contingencias
Se plasman aquí las situaciones que implican potenciales riesgos y que surgen de la revisión de actas, averiguaciones con los niveles gerenciales apropiados, temas incluidos en cartas de representación de la gerencia y del asesor legal, exámenes de contratos especiales etc.

Resúmenes de actas, registros legales y estatutos.
Especialmente para asuntos ligados al seguimiento de juicios o litigios legales

Cobertura de seguros. Al obtenerse del ente detalle de las pólizas vigentes.

Parte específica por componente

Para cada uno de los componentes de los estados contables deberá confeccionarse la siguiente información

Planilla llave

Consiste en la exposición de cada una de las cuentas y los respectivos saldos que conforman los capítulos integrantes de los estados financieros con cifras comparativas del año anterior. En las planillas llave resulta conveniente dejar columnas libres para registrar cualquier ajuste que se determine a medida que se desarrolla el trabajo. Para ello se pueden preparar en formato de tres columnas, con una columna para los montos registrados en los libros, otra para los ajustes y la tercera para los montos finales que aparecen en los estados contables.
Saldos al 31/12/x1 reexpresados al 31/12/x2 Cuentas subgrupos Saldo al 31/12/x2 Según empresa Ajuste y/o reclasificación de cuentas, según trabajo de aud. Saldo final al 31/12/x2 a exponer en balance p.ej: mercadería mercadería "a" mercadería "b" mercadería "c" En primer lugar, puede observarse que la columna que contiene los saldos auditados al 31/12/x1 reexpresados a moneda del ejercicio en curso. Luego las cuentas que componen el capítulo respectivo con las tres columnas.

Planilla de conclusiones.

La finalidad de esta planilla consiste en resumir los resultados del trabajo de auditoría y decidir si se han alcanzado los objetivos relativos a cada componente específico de los estados financieros. De esta forma cada conclusión debe referirse a la labor de auditoría sobre la cual se basa, mencionar las excepciones observadas, establecer si la evidencia de auditoría que se planificó pudo ser observada y por último, expresar una opinión.

Notas

Los papeles de trabajo deben resumir los temas significativos relacionados con aspectos contables, de auditoría y de control relativos al componente. Para ello, estas situaciones se expresan en notas que pueden comprender:
_ debilidades de control
_ cambios en las normas y métodos contables
_ incertidumbres significativas
_ comentarios sobre partidas
_ resumen de errores ajustados y no ajustados

Programa de trabajo de auditoría

En cada sección se debe incluir una copia del programa de auditoría. Normalmente un programa comprende:
_ los pasos detallados que han sido programados.
_ referencias a los papeles de trabajo
_ firma e iniciales de la persona que realiza el trabajo y fecha de finalización

Planillas de detalle

constituyen los rastros claros y completos de las pruebas de auditoría efectuadas
Los papeles de trabajo deben indicar en forma precisa las razones en que se fundamentan las decisiones para probar ciertos tipos o grupos de operaciones, la base de selección, los períodos elegidos para las pruebas y la extensión de las mismas.

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